Cómo organizar el espacio de trabajo

Nuestro espacio de trabajo es el lugar en el que pasamos la mayor parte de nuestra jornada cada día, por lo tanto este lugar tendrá una implicación directa en nosotros.

Apostar por un espacio organizado nos ayudará a relajarnos y creará un espacio más eficiente. Un entorno desordenado puede llevar a distracciones, pérdida de tiempo y una disminución en el enfoque, lo que afecta directamente el rendimiento.

Teniendo en cuenta estos cuatro puntos podrás crear un espacio más funcional.

1. Mantener el espacio despejado

Uno de los principios fundamentales de un espacio de trabajo organizado es evitar el desorden visual. Tener demasiados objetos a la vista, como papeles, herramientas o accesorios innecesarios, puede generar distracciones y dificultar la concentración.

Mantén a la vista solo los elementos imprescindibles y solo coloca el resto de documentos, herramientas o accesorios cuando estén en uso. Cuanto menos abarrotado esté tu entorno, más fácil será que te mantengas enfocado en la tarea que realizas.

Puedes tener un elemento o adorno personal, que te haga feliz, para potenciar tu actitud y confort en el espacio.  

2. Espacio de almacenaje

Lo principal será determinar un lugar específico para cada cosa: herramientas, documentos, tareas pendientes, material de oficina, etc. Esto reducirá el tiempo que perdemos buscando y además ayudará a mantener el orden de manera constante.

Si es una oficina compartida, es importante que todo el mundo sea conocedor de los lugares en los que se ubica cada objeto.

El uso de organizadores es clave. Las cajoneras nos permiten mantener todo en su lugar y evitar que el desorden invada el espacio de trabajo. Utiliza bandejas para clasificar documentos por tipo, cajas para guardar artículos pequeños como clips o cables, y organizadores de escritorio para mantener a mano material de oficina que usas con frecuencia.

3. Controlar el desorden digital

El paso de información a digital ha supuesto una liberación de espacio físico en muchas oficinas. Ya no es necesario tener cientos de documentos, fichas de clientes o contratos sobre nuestras mesas o en archivadores.

Esta evolución es perfecta a la hora de controlar y organizar el espacio físico. Sin embargo, ese mismo rigor que teníamos en el espacio físico debemos trasladarlo al digital.

Si no manejamos y estructuramos adecuadamente los archivos, correos electrónicos y demás contenido en nuestros dispositivos, acabaremos con un “desorden digital” que puede ser igual de perjudicial para nuestra productividad.

Crea carpetas bien organizadas para tus documentos y establece una estructura clara que te permita encontrar fácilmente lo que necesitas. Utiliza nombres de archivos descriptivos y aprovecha herramientas como el almacenamiento en la nube para tener todo accesible y ordenado.

4. Rutina de Orden

Una de las mejores maneras de mantener el orden en tu espacio de trabajo es adoptar una rutina diaria que asegure que todo esté en su lugar antes de comenzar una nueva jornada. Dedicar unos minutos al final de cada día para reorganizar tu escritorio y preparar todo para el siguiente día puede marcar una gran diferencia.

Establecer esta rutina no solo mantiene el espacio ordenado, sino que también te ayuda a comenzar cada día con una mente más clara y enfocada.

Un espacio de trabajo ordenado no solo es agradable a la vista, sino que también es fundamental para mantener altos niveles de productividad. Estas pequeñas acciones pueden tener un gran impacto en tu rendimiento diario.