4 Steps to Organize Documents and Papers in the Office

Tener un sistema establecido para guardar la documentación en una oficina es vital para el correcto funcionamiento. Debemos contar con un método que sea conocido por todos y fácilmente identificable. 

Debemos aplicar la misma lógica y rigurosidad a la documentación física y digital, puesto que el tiempo de demora para encontrar un papel nos resta tiempo y energía. 

Eleva tu productividad y profesionalidad, teniendo bajo control toda la documentación importante que puedes requerir. 

Paso 1: Revisión y descarte

Haz una diferenciación inicial entre dos tipos de documentos: papeles “de paso” para trabajar y papeles que necesitas conservar.

Los papeles “de paso” pueden ser desde simples documentos que utilizamos para hacer gestiones breves en el día a día, o que solemos necesitar más a mano. Hasta documentos importantes que estamos usando para una gestión concreta, pero que en un tiempo pasarán a estar archivados para conservarse durante un tiempo. 

Por otro lado, contamos con los documentos que necesitamos conservar, que puede ser por temas fiscales, legales o laborales. Deberemos identificar de qué tipo son y durante cuánto tiempo hay que tenerlos almacenados. 

El resto de documentos que no cumplan ninguna de esas dos funciones, entendemos que son documentos que ya han cumplido su uso y que podemos eliminar.

Paso 2: Clasifica por categorías

Dentro de las dos categorías iniciales que hemos identificado, deberemos ampliar el desglose de clasificación que tenemos. 

Para los documentos que tenemos en uso y los necesitamos a mano, tendremos que disponer de bandejas, carpetas o sistemas de archivos a la mano. Pero a su vez, tenemos que dividirlos en las categorías correspondientes con las que solemos trabajar. Por ejemplo, fichas de clientes, documentos proveedores, proyectos, etc. 

En los documentos que tenemos que almacenar durante años, el sistema será el mismo. Es más, muchos de los documentos en uso en un futuro pasarán a estar almacenados y debemos identificar rápidamente dónde guardarlos. 

Paso 3: Digitalización

Los dos pasos anteriores se deben realizar también para la versión digital, pero para poder avanzar en este tema debes ser consciente hasta qué punto está digitalizada la documentación en la oficina para saber si tienes:

• Un sistema totalmente físico, donde solo se escanea alguna documentación importante o algunos archivos que recibes de clientes. 
• Un sistema híbrido, debiendo identificar si hay categorías que se pisan en el formato. 
• Un sistema totalmente digital. 

Las carpetas físicas y digitales deben funcionar con la misma lógica, categorías y distribución. Según el sistema que tengas, solo tendrás que estar más atento en la documentación duplicada o inexistente en alguno de los soportes. 

Ten estructuras de carpetas claras, con nombres coherentes, que todo el mundo siga el mismo sistema, incluso para el nombrado de documentos. Ej. Fecha, tipo y nombre de documento. De esta forma será muy sencillo que cualquiera pueda encontrar un documento digital. 

• Usa carpetas físicas y digitales con la misma lógica.
• Colorimetría o etiquetas para identificar visualmente cada grupo.

Sistema de archivo eficaz

• Ideas de organizadores físicos (archivadores, cajoneras, separadores).
• Carpetas con códigos o etiquetas personalizadas.
• Cómo organizar el archivo digital: estructura de carpetas clara + nombres coherentes.

Paso 4: Hábitos de mantenimiento

Si creas una buena estructura desde el principio y todo el mundo es consciente del sistema, será más fácil mantenerlo sin esfuerzo adicional. 

Si trabajas con un sistema híbrido, recuerda nombrar muy bien todas las carpetas y puedes extrapolar ese sistema al físico clasificando también por colores. 

Intenta que no se acumule documentación sin clasificar, nombrar o escanear. Haz una revisión si es posible semanal y/o mensual, de este tipo de archivos. 

Y tú ¿Qué sistema tienes en tu oficina?