{"id":2299,"date":"2025-03-26T22:05:56","date_gmt":"2025-03-26T21:05:56","guid":{"rendered":"https:\/\/magicrevolution.es\/?p=2299"},"modified":"2025-03-26T22:05:57","modified_gmt":"2025-03-26T21:05:57","slug":"4-pasos-para-ordenar-los-documentos-y-papeles-en-la-oficina","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/magicrevolution.es\/en\/4-pasos-para-ordenar-los-documentos-y-papeles-en-la-oficina\/","title":{"rendered":"4 Steps to Organize Documents and Papers in the Office"},"content":{"rendered":"

Tener un sistema establecido para guardar la documentaci\u00f3n en una oficina es vital para el correcto funcionamiento<\/strong>. Debemos contar con un m\u00e9todo que sea conocido por todos y f\u00e1cilmente identificable.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Debemos aplicar la misma l\u00f3gica y rigurosidad a la documentaci\u00f3n f\u00edsica y digital<\/strong>, puesto que el tiempo de demora para encontrar un papel nos resta tiempo y energ\u00eda<\/strong>.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Eleva tu productividad y profesionalidad, teniendo bajo control toda la documentaci\u00f3n importante que puedes requerir. <\/p>\n\n\n\n

Paso 1: Revisi\u00f3n y descarte<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Haz una diferenciaci\u00f3n inicial entre dos tipos de documentos: papeles \u201cde paso\u201d para trabajar y papeles que necesitas conservar.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Los papeles \u201cde paso\u201d<\/strong> pueden ser desde simples documentos<\/strong> que utilizamos para hacer gestiones breves en el d\u00eda a d\u00eda, o que solemos necesitar m\u00e1s a mano. Hasta documentos importantes que estamos usando para una gesti\u00f3n concreta, pero que en un tiempo pasar\u00e1n a estar archivados para conservarse durante un tiempo.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Por otro lado, contamos con los documentos que necesitamos conservar,<\/strong> que puede ser por temas fiscales, legales o laborales<\/strong>. Deberemos identificar de qu\u00e9 tipo son y durante cu\u00e1nto tiempo hay que tenerlos almacenados.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

El resto de documentos que no cumplan ninguna de esas dos funciones, entendemos que son documentos que ya han cumplido su uso<\/strong> y que podemos eliminar<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Paso 2: Clasifica por categor\u00edas<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Dentro de las dos categor\u00edas iniciales que hemos identificado, deberemos ampliar el desglose de clasificaci\u00f3n que tenemos. <\/p>\n\n\n\n

Para los documentos que tenemos<\/strong> en uso y los necesitamos a mano<\/strong>, tendremos que disponer de bandejas<\/strong>, carpetas o sistemas de archivos a la mano. Pero a su vez, tenemos que dividirlos en las categor\u00edas correspondientes <\/strong>con las que solemos trabajar. Por ejemplo, fichas de clientes, documentos proveedores, proyectos, etc.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

En los documentos que tenemos que almacenar durante a\u00f1os<\/strong>, el sistema ser\u00e1 el mismo. Es m\u00e1s, muchos de los documentos en uso en un futuro pasar\u00e1n a estar almacenados<\/strong> y debemos identificar r\u00e1pidamente d\u00f3nde guardarlos<\/strong>.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Paso 3: Digitalizaci\u00f3n<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Los dos pasos anteriores se deben realizar tambi\u00e9n para la versi\u00f3n digital<\/strong>, pero para poder avanzar en este tema debes ser consciente hasta qu\u00e9 punto est\u00e1 digitalizada la documentaci\u00f3n en la oficina para saber si tienes:<\/p>\n\n\n\n

    \n
  • Un sistema totalmente f\u00edsico<\/strong>, donde solo se escanea alguna documentaci\u00f3n importante <\/strong>o algunos archivos que recibes de clientes.\u00a0<\/li>\n\n\n\n
  • Un sistema h\u00edbrido<\/strong>, debiendo identificar si hay categor\u00edas que se pisan en el formato<\/strong>.\u00a0<\/li>\n\n\n\n
  • Un sistema totalmente digital<\/strong>.\u00a0<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

    Las carpetas f\u00edsicas y digitales deben funcionar con la misma l\u00f3gica, categor\u00edas y distribuci\u00f3n<\/strong>. Seg\u00fan el sistema que tengas, solo tendr\u00e1s que estar m\u00e1s atento en la documentaci\u00f3n duplicada <\/strong>o inexistente <\/strong>en alguno de los soportes.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

    Ten estructuras de carpetas claras<\/strong>, con nombres coherentes<\/strong>, que todo el mundo siga el mismo sistema<\/strong>, incluso para el nombrado de documentos. Ej. Fecha, tipo y nombre de documento<\/strong>. De esta forma ser\u00e1 muy sencillo que cualquiera pueda encontrar un documento digital.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

      \n
    • Usa carpetas f\u00edsicas y digitales con la misma l\u00f3gica<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n
    • Colorimetr\u00eda<\/strong> o etiquetas para identificar visualmente cada grupo.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

      Sistema de archivo eficaz<\/strong><\/h4>\n\n\n\n
        \n
      • Ideas de organizadores f\u00edsicos (archivadores, cajoneras, separadores).<\/strong><\/li>\n\n\n\n
      • Carpetas con c\u00f3digos o etiquetas<\/strong> personalizadas.<\/li>\n\n\n\n
      • C\u00f3mo organizar el archivo digital: estructura de carpetas clara + nombres coherentes<\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
        \n\n\n\n

        Paso 4: H\u00e1bitos de mantenimiento<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

        Si creas una buena estructura desde el principio<\/strong> y todo el mundo es consciente <\/strong>del sistema, ser\u00e1 m\u00e1s f\u00e1cil mantenerlo sin esfuerzo adicional.<\/strong>\u00a0<\/p>\n\n\n\n

        Si trabajas con un sistema h\u00edbrido<\/strong>, recuerda nombrar muy bien todas las carpetas y puedes extrapolar ese sistema al f\u00edsico clasificando tambi\u00e9n por colores<\/strong>.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

        Intenta que no se acumule<\/strong> documentaci\u00f3n sin clasificar, nombrar o escanear. Haz una revisi\u00f3n si es posible semanal y\/o mensual<\/strong>, de este tipo de archivos.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

        Y t\u00fa \u00bfQu\u00e9 sistema tienes en tu oficina?<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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